Utiliser le carnet d’adresses

 

Organiser son carnet

Selon vos besoins, votre société et votre quotidien, il peut être très utile d’organiser son carnet d’adresses avec des dossiers (groupes de contacts). Dans cet exemple d’utilisation du carnet d’adresses, nous allons créer 2 groupes afin d’illustrer nos différents exemples.

Pour commencer, cliquez sur l’icône du Carnet d’adresses RoundCube (icone silhouette en haut à droite) afin d’accéder à l’interface ci-contre.

Afin de mettre tous les contacts qui seront en lien avec les guides , nous décidons de créer un groupe intitulé“Guide”.

Pour cela, cliquez sur le “+” en bas à gauche afin de créer un groupe de contacts. Le curseur se place automatiquement dans la zone de saisie du nom, comme sur la capture ci-contre

Notez qu’il est tout à fait possible de créer directement des contacts dans le “groupe” créé par défaut (Adresses personnelles) sans passer par la création d’un nouveau groupe de contacts. Pour cela, cliquez simplement sur le “+” en bas de la 2ème colonne (Créer un nouveau contact).

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Opérations sur groupes de contacts

Une fois votre groupe créé, vous avez accès aux fonctionnalités liées aux groupes.

Vous trouverez donc:

• Renommer le groupe;
• Supprimer le groupe;
• Enregistrer la recherche (actif dès lors que vous faites une recherche sur un groupe);
• Supprimer la recherche (actif dès lors que vous faites une recherche sur un groupe).

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Ajouter un contact, partie 1 -Propriétés

Afin d’ajouter un contact au groupe “Guide”, il faut tout d’abord cliquer sur le “+” de la 2ème colonne (colonne des contacts) en vous assurant d’avoir sélectionné le groupe au préalable (il doit être en gras par rapport aux autres groupes). Vous pouvez constater par la même occasion que nous avons ajouté un groupe “Support”.

Cliquez sur Ajouter pour renseigner les informations de votre contact dans 4 zones différentes:

• Partie générale : où vous allez pouvoir renseigner nom, prénom, société, etc.;
• Propriétés : où vous allez renseigner différents adresses e-mails, téléphones, etc. (un menu déroulant avec “Ajouter un champ” est disponible sous Adresse );
• Informations personnelles : où vous allez pouvoir renseigner la date de naissance, le sexe, nom de jeune fille, etc.;
• Notes : où vous allez pouvoir saisir au kilomètre des informations diverses et variées sur votre contact.

Pour la partie générale, vous pouvez constater ci-contre les possibilités:

• Préfixe
• Nom du milieu(US)
• Suffixe
• Nom à afficher
• Surnom
• Organisation
• Service
• Fonction

Si vous avez renseigné les informations nécessaires, cliquez sur“Enregistrer”.

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Autre possibilité plus rapide, lors de la réception d’un e-mail vous pouvez directement cliquer sur l’icône (1) en forme de ” silhouette +”.

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Ajouter un contact, partie 2 – Informations personnelles

Vous pouvez voir ci-contre les quelques éléments ajoutés à la partie générale (Préfixe, Prénom, Nom, Surnom et Organisation) grâce au menu déroulant “Ajouter un champ…”.

Remarquez ici la section “Informations personnelles” présentée dans le paragraphe ci-dessus, ainsi que le menu déroulant permettant d’y ajouter des champs supplémentaires.

Si vous avez renseigné les informations nécessaires, cliquez sur“Enregistrer”.

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Ajouter un contact, partie 3 -Notes

La section “Notes” est une zone de saisie simple où vous pouvez ajouter toute sorte d’annotations liées au contact.

Si vous avez renseigné les informations nécessaires, cliquez sur“Enregistrer”.

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Ajouter un contact, partie 4 -Avatar

Si vous souhaitez ajouter/associer une image/photo à votre correspondant (avatar), sachez que vous pouvez le faire de manière très simple en procédant comme suit et comme démontré dans la capture ci-contre.

Cliquez sur “Ajouter”, puis sur la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur “Choisissez un fichier”. Chargez le fichier qui vous intéresse depuis votre ordinateur, validez votre choix. Une fois revenu sur l’interface ci-contre, cliquez sur “Transférer” afin de valider l’ajout de l’image.

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Ajouter un contact, partie 5 -Finalisation

L’image est ajoutée, l’adresse e-mail ainsi que les informations nécessaires au contact sont également renseignées. Il est donc possible de valider l’ajout du contact en cliquant sur“Enregistrer”.

Vous pouvez malgré tout modifier l’image en cliquant sur“Remplacer”.

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Ajouter un contact, partie 6 -Vérifications

Le contact a été enregistré, le message “La sauvegarde a bien été effectuée” vous le confirme. Vous pouvez alors vérifier/consulter la fiche de votre contact en cliquant sur son nom dans la liste des contacts (en ayant sélectionné le bon groupe au préalable ou en ayant fait une recherche). Par défaut, l’onglet propriété est actif et vous affiche les informations renseignées dans cette section (cf. partie1).

Dès lors qu’un contact est créé dans un groupe, il est possible de le retirer du groupe en cliquant sur l’icône en bas de la colonne des contacts (personnages avec“-« ).

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Modifier un contact

Il vous est bien sûr possible de modifier un contact.

Pour cela, sélectionnez le contact concerné, puis cliquez sur “Modifier le contact” en haut à droite. Vous aurez alors accès à toutes les informations en modeéditable.

Dans la capture ci-contre, nous avons cliqué sur l’onglet “Groupes” afin d’afficher les groupes auxquels appartient le contact.

Dans cet onglet, vous pouvez ajouter un contact à un groupe en cochant la case correspondante.

Vous pouvez également faire des glisser-déposer de vos contacts pour les déplacer dans les bons groupes. L’onglet “Groupes” sera alors mis àjour.

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Faire une recherche

Vous souhaitez faire une recherche parmi tous vos contacts. Cliquez sur “Détails” dans le bandeau en haut. Tous les champs de recherches possibles s’affichent alors afin de vous permettre de réaliser une recherche avancée.

Saisissez votre/vos critère(s) de recherche et cliquez sur “Rechercher” (le bouton est ici caché et se trouve juste sous “Messagerie insta…”).

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Exporter votre carnet d’adresses

Vous souhaitez récupérer l’ensemble de vos contacts actuels de votre Webmail RoundCube par le biais d’un export de fichier de votre carnet d’adresses. Pour cela, cliquez sur l’option “Exporter” dans le bandeau du haut.

En cliquant dessus, un fichier rcube_contacts.vcf est généré et vous est proposé au téléchargement.

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Importer un carnet d’adresses existant

Vous aviez l’habitude de travailler, de gérer vos contacts avec un autre logiciel de messagerie et avez réussi à exporter vos contacts. Il vous est possible, à la manière de l’export, d’importer vos contacts en cliquant sur “Importer” à gauche d‘“Exporter”.

Le seul format autorisé est l’extension .vcf. Cependant, l’importation d’adresses à partir des formats de données vCard ou CSV (champs séparés par une virgule) est supportée.

L’interface ci-contre apparaît. Cliquez sur “Parcourir…” afin de charger le fichier vCard ou CSV qui contient votre carnet d’adresses à importer.

Vous avez le choix de remplacer le carnet d’adresses entier ou non.

Une fois tout cela renseigné, cliquez sur “Importer” et l’importation de votre carnet commencera.

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A savoir…

Pour répondre à tous les destinataires d’un email

Dans le cas où votre liste de destinataires comporte une mailing-list, ainsi que des destinataires classiques, cliquez sur répondre à tous dans le menu présent en haut de l’outil, cf capture ci-contre.

Ceci permettra de répondre à tous les destinataires (mailing-list et destinataires classiques compris).

En cas contraire, cliquez sur l’icône à gauche pour répondre uniquement à la mailing-list, excluant les destinataires classiques de votre e-mail.

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